Reklamace a související procesy
Reklamace jsou běžnou součástí činností obchodní společnosti. Lidé jsou omylní a při sebelepší organizaci, může k chybě dojít. Zajímá Vás, jaké možnosti v této problematice nabízí systém Lupa NET?
Reklamace se zpravidla provádějí hned po návratu řidiče z rozvozu. Může se stát, že zákazník nebyl spokojen s kvalitou dovezeného zboží. Nebo mu bylo dodáno jiné množství, než požadoval. Nebo sám udělal chybu a objednal něco jiného, než ve skutečnosti chtěl.
Proto se reklamace přijímají v rozhraní RIII, které je přizpůsobené procesům prováděným po návratu z rozvozu. Zde se vystavuje reklamační protokol. V první řadě je v rámci vystavení reklamačního protokolu nutné určit reklamovanou položku a přiřadit prvotní doklad, z něhož reklamace pochází. Další úkony mohou být prováděny až později, např. až reklamační proces přebere osoba k tomu oprávněná.
Ta volí způsob vyřízení reklamace. Systém Lupa NET umožňuje vyřízení:
- ihned – reklamovaná položka bude odečtena z primárního dokladu (faktury)
- v následující objednávce – reklamovaná položka bude odečtena v dokladu (faktuře) k následující objednávce
- v souhrnné faktuře – reklamovaná položka bude jako samostatný dodací list součástí následující souhrnné faktury
- dobropisem – reklamovaná položka bude dobropisována samostatným dokladem
- zamítnutím – reklamace není uznaná
Opravený primární doklad a dobropis je potřeba také hned odeslat zákazníkovi. Zatímco při vyřízení v následující objednávce nebo v souhrnné faktuře se reklamace dokladově dokončí až s první následnou objednávkou, resp. v nejbližší souhrnné faktuře.
Stejně tak je potřeba rozhodnout o způsobu skladového vypořádání vráceného zboží. Na začátku je automaticky doplněno „Zatím nerozhodnuto“, ale je třeba rozhodnout:
- o jeho převodu k likvidaci v „Kafilerii“,
- použití pro „Další prodej“
- nebo převedení „Do výroby“.
Skladové vypořádání nestačí zadat jen v reklamačním protokolu, ale je NEZBYTNÉ také provedení příslušných převodů fyzicky a dokladově. Při zpracovávání reklamovaných položek, musí být bedny s reklamovaným zbožím opatřeny novou etiketou, na níž je také vhodné dopsat, jak má být položka dále skladově vypořádána pro snadnější orientaci pracovníků skladu. V případě, že reklamované zboží nezůstává na skladě pro další prodej, musí bezprostředně poté následovat také další „vyexpedování“ – do výrobního protokolu nebo do kafilerního rozvozu. Do té doby je reklamované zboží zařazené ve skladu a obchodníci s ním počítají při prodeji, přestože už třeba může být rozhodnuto o jeho likvidaci.
Na reklamační protokol je také možné:
- zaevidovat, kdo je za reklamaci zodpovědný a
- proč k reklamaci došlo
- nebo doplnit popis reklamace, který bude vytištěný na dokladu pro zákazníka,
- případně poznámku pro interní informaci
Přijímat reklamaci je možné klasickým způsobem, tj. nalezením původního dokladu, v něm reklamované položky a zadáním reklamovaného množství (navážením). Tento postup byl v systému Lupa NET využívaný po dlouhou dobu. Není vůbec složitý a zvládne ho každý. Ještě snadněji lze ale reklamace provádět, pokud používáte pro expedici a pro příjem zboží skener. Systém vyzve k výběru zákazníka, který zboží reklamuje, a načtením QR kódu doplníte položku, zároveň její množství a případně i šarži, pokud s nimi pracujete. Jedním kliknutím zadáte všechny známé informace bez nutnosti cokoli vyhledávat a doplňovat. Předpokladem je kvalitní značení zboží. Další zpracování reklamace (způsob vyřízení a skladového vypořádání) se provádí klasickým způsobem.
Podrobný popis jednotlivých kroků naleznete v Nápovědě k systému Lupa NET.